Sie haben gerade eine neue Bestellung über Ihre Website erhalten – super! Jetzt beginnt die Routine: Sie öffnen die Bestelldaten, markieren die Adresse des Kunden, drücken Strg+C, wechseln in Ihr Rechnungsprogramm und fügen dort mit Strg+V alles wieder ein. Das Ganze wiederholen Sie für die bestellten Artikel und die Preise. Am Ende des Tages haben Sie das Gefühl, mehr Zeit mit dem Hin- und Herkopieren von Daten verbracht zu haben als mit Ihrer eigentlichen Arbeit.
Als Unternehmerin oder Unternehmer in unserer schönen Region Südbaden ist Ihre Zeit Ihr wertvollstes Gut. Warum sie also mit stupider Abtipp-Arbeit verschwenden, die fehleranfällig ist und nur Frust erzeugt? Es gibt eine elegante, technische Lösung dafür, die einfacher ist, als Sie vielleicht denken: Datenschnittstellen, auch APIs genannt.
Der unsichtbare Helfer für Ihren Betrieb
1. Was ist eine API (Datenschnittstelle) – einfach erklärt?
Stellen Sie sich eine API wie einen Kellner in einem Restaurant hier in Freiburg vor. Sie sitzen am Tisch (das ist Ihr eines Programm, z.B. Ihr Webshop) und möchten etwas aus der Küche (Ihr anderes Programm, z.B. die Buchhaltung). Sie rufen nicht selbst in der Küche an oder laufen hinein. Stattdessen geben Sie Ihre Bestellung beim Kellner (der API) auf. Der Kellner weiß genau, wie er mit der Küche kommunizieren muss, überbringt Ihre Wünsche und bringt Ihnen am Ende genau das, was Sie bestellt haben (die Daten, z.B. eine fertige Rechnung).
Eine API ist also ein unsichtbarer Vermittler, der dafür sorgt, dass zwei unterschiedliche Software-Programme miteinander „sprechen“ und automatisch Daten austauschen können. Ganz ohne manuelles Zutun.
2. Drei Beispiele, wie Ihr KMU sofort profitiert:
APIs sind keine Theorie, sondern lösen ganz konkrete Alltagsprobleme:
- Vom Online-Shop direkt in die Buchhaltung: Eine Kundin aus Endingen bestellt in Ihrem Shop. In dem Moment, in dem sie auf „Kaufen“ klickt, erstellt eine API im Hintergrund automatisch einen Rechnungseintrag in Ihrem Buchhaltungsprogramm (z.B. Lexoffice oder DATEV). Ihr Gewinn: Keine manuelle Rechnungsstellung mehr, weniger Tippfehler und eine tagesaktuelle Buchhaltung.
- Vom Terminkalender direkt in die Kundenverwaltung: Ein potenzieller Kunde bucht online einen Beratungstermin mit Ihnen. Die API sorgt dafür, dass dieser Termin nicht nur in Ihrem Kalender erscheint, sondern legt gleichzeitig einen neuen Kontakt in Ihrer Kundenverwaltung (CRM) an. Ihr Gewinn: Sie sparen sich die doppelte Dateneingabe und haben vor dem Gespräch sofort alle Infos parat.
- Vom Warenlager zum Paketdienst: Sie verpacken eine Bestellung. Sobald Sie im Lagerprogramm den Artikel als „versandfertig“ markieren, meldet die API die Daten automatisch an Ihren Versanddienstleister (z.B. DHL) und druckt das Versandetikett aus. Ihr Gewinn: Ein Klick statt fünf, schnellere Abwicklung und zufriedenere Kunden.
3. Ist die Einrichtung kompliziert oder teuer?
Das ist die häufigste Sorge, die wir hören. Die Antwort lautet: Es kommt darauf an, aber es ist oft günstiger als gedacht. Viele moderne Software-Anwendungen (wie Shop-Systeme, Buchhaltungstools oder Kalender) haben bereits fertige APIs an Bord. Oft müssen diese nur aktiviert und miteinander verbunden werden.
Und wenn es mal keine Standardlösung gibt? Dann kann eine individuell für Sie programmierte Schnittstelle die Lösung sein. Die Kosten dafür amortisieren sich oft schon nach wenigen Monaten durch die eingesparte Arbeitszeit und die Vermeidung teurer Fehler.
Holen Sie sich Ihre Zeit zurück!
Rechnen Sie einmal kurz zusammen, wie viele Stunden pro Woche Sie oder Ihre Mitarbeiter mit dem manuellen Übertragen von Daten verbringen. Was könnten Sie mit dieser gewonnenen Zeit alles anfangen? Mehr Kunden betreuen, neue Produkte entwickeln oder vielleicht sogar pünktlich Feierabend machen und die Abendsonne am Kaiserstuhl genießen?
Die Automatisierung durch Schnittstellen ist einer der wirkungsvollsten Schritte der Digitalisierung für kleine und mittlere Unternehmen.
Wenn Sie das Gefühl haben, dass in Ihren Abläufen noch zu viel „Copy & Paste“ steckt, lassen Sie uns darüber reden. Als Ihr persönlicher IT-Partner aus Endingen schauen wir uns Ihre Prozesse unverbindlich an und zeigen Ihnen, wo die größten Potenziale für eine einfache Automatisierung liegen. Melden Sie sich für ein unkompliziertes Gespräch – wir freuen uns darauf, Ihnen zu helfen!